13 hilfreiche Tools für Selbstständige und GründerInnen online – für den leichteren Arbeitsalltag

Zeit ist ein kostbares Gut, das leider begrenzt ist.

Schließlich hat der Tag nur 24 Stunden.

Deshalb bin ich immer auf der Suche nach Möglichkeiten wertvolle Zeit durch Tools einzusparen – nicht nur privat, sondern auch beruflich.

Zu Beginn der Selbstständigkeit war ich überwältigt von den vielen Aufgaben und To-Do`s. Den Überblick zu bewahren, ist nicht einfach.

Zum Glück gibt es aber viele nützliche Tools für Selbstständige, die das Berufsleben einfacher machen. Allerdings ist die Auswahl riesig.

Ich habe Stunden, wenn nicht sogar Tage damit verbracht, sie zu recherchieren, zu vergleichen. Manchmal habe ich mich dann in eines eingearbeitet und festgestellt, dass es doch nicht das Richtige ist.

Um dir diese Arbeit und Zeit zu sparen, habe ich dir meine 13 absoluten Lieblingstools zusammengestellt. 

Sie gehen von der Buchhaltung über Newsletter-Anbieter, vom Grafikprogramm bis zu einem Textgenerator. All diese Tools erleichtern den Arbeitsalltag und ich benutze sie regelmäßig. 

Die besten Tools für Selbstständige erleichtern online das Arbeitsleben

Zu Beginn habe ich versucht, ohne bzw. mit einem sehr geringen Budget auszukommen.

Deshalb sind die meisten vorgestellten Online-Tools zumindest mit den grundlegenden Funktionen kostenlos nutzbar oder bieten eine Testphase an.

Doch Vorsicht, es gibt auch kostenpflichtige Versionen mit erweiterten Funktionen.

Zeit- und Projektmanagement: Trello oder Notion

In einem hektischen Arbeitsalltag ist effizientes Zeit- und Projektmanagement entscheidend.

Hier kommen Tools wie Trello oder Notion ins Spiel. Diese helfen, Aufgaben zu strukturieren und Projekte erfolgreich zu managen.

Ich verwende beide sehr gern – für unterschiedliche Bereiche und nicht nur beruflich, sondern auch privat.

Mit diesen kostenlosen Tools kannst du ganz einfach Aufgaben erstellen, Teams organisieren und den Überblick behalten.

Die Vielfalt der Funktionen ist riesig und man kann sich selbst ganz tolle Workflows bauen. 

Trello ist für mich einfacher gehalten und deshalb täglich bei all meinen To-Dos in Benützung. Notion ist für die Komplexeren und größeren Daten zuständig. Ich sichere damit meine Daten, speichere interessante Informationen, plane Social Media Beiträge und meine Reisen. Man kann beide auch im Team verwenden.

Es gibt noch viele weitere Projektmanagement-Tool, in die ich mich aber nicht eingearbeitet habe – z.b hast du die Wahl zwischen Asana, Todoist oder GoodDay.

Falls du Hilfe bei der Einrichtung brauchst, dann melde dich gern bei mir.

Design Tools: Canva mit Vorlagen

Ich gebe zu: Ich liebe Canva.

Es ist so einfach zu bedienen und man kann so viele Sachen damit machen. Und gerade zu Beginn reicht der kostenlose Account. Inzwischen habe ich allerdings die bezahlte Version, da es da einige Funktionen gibt, die ich für das Webdesign und das Marketing geschäftlich verwende.

Mit Canva kannst du mühelos professionell aussehende Grafiken, Präsentationen und mehr erstellen. 

Die Benutzeroberfläche ist logisch aufgebaut und es gibt viele Vorlagen, Schriftarten und Grafikelemente. Dadurch ist es leicht, tolle Designs zu erstellen, die zu deinem Branding passen. 

Egal, ob Social Media-Posts, Flyer oder Infografiken – Canva bietet alles, was du brauchst, um dein Unternehmen gut darzustellen.

Seit Mai 2024 gibt es ein großes Update, das allerdings meinen Account noch nicht erreicht hat.

Wenn du Canva noch nicht kennst, findest du eine genaue Anleitung für Anfänger mit kurzen Video-Tutorials von mir, auf meinem Blog.

Video-Meeting und Konferenz: Zoom

Für Video-Meetings und Konferenzen ist Zoom das ideale Tool für viele Selbstständige und Freiberufler.

Du kannst damit ganz einfach Online-Meetings mit Kunden, Teams oder anderen Unternehmen abhalten, genauso eignet es sich für Präsentationen oder um Ideen auszutauschen. 

Ich benütze Zoom für meine Erstgespräche, genauso wie für Strategie-Sessions, Besprechungen oder die Übernahme einer Website. 

Das Beste daran: es ist kostenlos für Einzelnutzer und bietet auch kostengünstige Abonnementoptionen für Unternehmen und Teams.

Bei mehr als einem 1:1 ist die Zeit der kostenlosen Variante auf 45 Minuten begrenzt. Danach müsste man neu einsteigen und sich wieder verbinden oder eine kostenpflichtige Variante wählen.

Dieses Tool lässt sich praktischerweise mit Terminbuchungstools, wie Calendly oder Tidycal verbinden und so einen automatischen Link einbauen und direkt per Mail versenden.

Hier findest du eine einfache Einführung, wie man an Zoom Meetings ohne Anmeldung teilnehmen kann.

KI-Textgenerator: ChatGPT

Intelligente KI-Textgeneratoren wie ChatGPT bieten inzwischen eine einfache Möglichkeit, qualitativ hochwertige Texte zu erstellen oder sich bei der Verbesserung von Texten helfen zu lassen.

Mit diesem kostenlosen Tool kannst du deine Zeit effizient nutzen und professionelle Inhalte für deine Kunden oder Projekte generieren.

Die automatische Generierung von Texten spart Zeit und ermöglicht es dir, dich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Mit Chat GPT stehen dir vielseitige Funktionen zur Verfügung, um deine Textbearbeitung zu optimieren und deine Produktivität zu steigern. Von der Erstellung von Texten für Social Media bis hin zu Produktbeschreibungen bietet ChatGPT eine Fülle von Anwendungsmöglichkeiten für deine Textbedürfnisse. 

Allerdings musst du beachten, dass entweder der Prompt (die Anweisung für das Tool) sehr genau sein sollte, um gute Ergebnisse zu erzielen oder noch besser, du den Text vorschreibst und ihn nur mehr verbessern lässt.

Achte darauf, dass die Inhalte, die dir diese Tools erstellen, korrekt sind. Denn manchmal fantasieren sie ein bisschen und schreiben nicht nur Fakten, sondern erfinden Dinge.

Außer ChatGPT gibt es inzwischen eine Reihe verschiedene Tools wie Gemini von Google oder Copilot von Microsoft. Jedes hat seine Vor- und Nachteile. Am besten du probierst einige aus. Dann siehst du, welches es für deine Bedürfnisse am besten eignet.

Content Management System: WordPress

Wenn es um die Erstellung von guten Websites geht, ist das CMS WordPress für mich die beste Wahl. 

Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und einer Vielzahl von Plugins kannst du mühelos ansprechende Webseiten erstellen, ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse zu benötigen.

Dank seiner Flexibilität eignet sich WordPress sowohl für kleine Projekte als auch für größere Unternehmenswebsites.

WordPress bietet die Möglichkeit jederzeit die Website zu erweitern  – Shop, Blog oder zusätzliche Angebotsseiten sind kein Problem.

Außerdem ist es das am meisten benützte und somit auch am meisten kontrollierte System um deine Website aufzusetzen. Du hast den größten Support und auch eine riesige Auswahl an Plugins, die deine Website erweitern und schützen.

WordPress ist zudem kostenlos erhältlich.

Ich arbeite mit WordPress und bin begeistert.

Bereich Buchhaltung: Lexoffice oder Prosaldo 

Da ich in Österreich zu Hause bin, kann ich leider nicht mit Lexoffice arbeiten. Sonst hätte ich mich auf jeden Fall dafür entschieden. Es ist aber steuertechnisch nur für Deutschland ideal.

Mit dieser Buchhaltungssoftware kannst du deine Buchhaltung effizient organisieren und hast alle wichtigen Daten jederzeit griffbereit. Das Tool bietet verschiedene Funktionen, um deine Aufgaben rund um Rechnungen und Buchhaltung zu vereinfachen.

Von der Erfassung von Belegen bis zur Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen bietet es eine umfassende Lösung für deine finanziellen Bedürfnisse. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht es einfach, sich schnell zurechtzufinden, und die Integration von Bankkonten ermöglicht eine nahtlose Buchführung. Einnahmen und Ausgaben sind übersichtlich dargestellt und du behältst stets den Überblick.

Du kannst die Finanzen besser im Blick behalten, deine Steuererklärung direkt ans Finanzamt übermitteln und Rechnungen automatisch hochladen lassen. 

Als Alternative ist noch Sevdesk bekannt. Für österreichische Gründerinnen gibt es Prosaldo.at. Wenn deine Gewerbeanmeldung noch kein 12 Monate her ist, bekommst du das Tool für 1 Jahr gratis zur Verfügung gestellt.

Prosaldo bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und zahlreiche Funktionen für die Rechnungsstellung und Buchhaltung und mehr. Mit seinem speziellen Fokus auf österreichische Gesetze und Vorschriften ist Prosaldo eine ideale Lösung für Selbstständige in Österreich. Deshalb habe ich mich dafür entschieden und teste es gerade aus.

Terminbuchung: Calendly und TidyCal

Wenn du auf der Suche nach einem einfachen und effizienten Tool für die Terminplanung bist, könnte TidyCal genau das Richtige für dich sein.

Dieses Terminbuchungstool hilft dabei, Termine mit Kunden oder Teams automatisiert zu koordinieren und so viel Zeit bei der Terminorganisation zu sparen. Es lässt sich mit deinem Kalender verbinden, so können nur Termine zu deinen freien Zeiten gebucht werden. Es werden zehn mögliche Kalender angeboten, unter anderem auch der Google Calendar.

Außerdem kannst du individuelle Verfügbarkeiten festlegen, automatisierte Erinnerungen einrichten und sogar Gruppentermine erstellen.

Zudem bietet das Tool eine übersichtliche Darstellung deiner Termine und ermöglicht es dir, Rechnungen direkt zu erstellen und zu versenden. 

Wenn du mit nur einem Meeting-Typ auskommst, dann kannst du kostenlos Calendly nutzen, den Marktführer.

Ich habe mich zuerst für Calendly entschieden. Dort gibt es ein Probemonat, in dem man das Tool kostenlos testen kann. Allerdings war es mir nach dieser Zeit nicht mehr möglich die Mail-Texte zu ändern und deshalb bin ich auf die kostengünstigere Variante mit TidyCal umgestiegen.

Tidycal bekommst du für 25€ über Appsumo als Lifetime-Deal oder als monatliches Abo. Es ist nicht kostenlos aber viel günstiger als Calendly.

Wenn du Hilfe bei der Einrichtung oder Auswahl brauchst, kannst du dir über meinen Terminkalender bei Tidycal Hilfe holen.

Online-Textverarbeitung: Google Docs

Die Online-Textbearbeitung mit Google Docs bietet Selbstständigen und Privatpersonen eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu erstellen.

Mit nur einem Klick können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne sich Gedanken über Versionen oder Kompatibilität machen zu müssen.

Rechnungen, Angebote oder Präsentationen lassen sich schnell und unkompliziert erstellen und direkt mit Kunden teilen.

Das Beste daran: Google Docs kannst du kostenlos nutzen und es bietet ausreichend Speicherplatz für die Bedürfnisse von Selbstständigen und Freelancern. 

Mit der automatischen Speicherungsfunktion gehen keine wichtigen Informationen verloren und Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar.

Google Docs ist für mich eine super Alternative zu den Windows-Programmen, die ich früher benützt habe. Jetzt arbeite ich am MacBook und bin von Onedrive auf ICloud umgestiegen.

Pinterest: Tailwind oder Pingenerator

Möchtest du mit Pinterest Marketing starten und dafür Pinterest-Pins planen und erstellen? Dann schau dir Tailwind und den Pingenerator an.

Manuell die Pins direkt bei Pinterest hochzuladen war mir einfach schnell zu umständlich. Deshalb habe ich zwei Tools für mein Pinterest-Marketing ausprobiert: Tailwind und Pingenerator. 

Mit beiden Tools kannst du deine Pins erstellen, verwalten und planen. Zuerst habe ich das bekannteste und am weitesten verbreitete Tool, Tailwind, ausprobiert. Da man leider nur 20 Pins im Monat kostenlos planen kann, habe ich mich dann für den Pingenerator entschieden und mir den Lifetime-Deal über AppSumo geholt. 

Bei Tailwind musst du pro Monat oder jährlich den Tarif bezahlen.

Deshalb benutze ich seither nur noch den Pingenerator und bin grundsätzlich zufrieden damit. Manchmal hat es noch ein paar Bugs, aber die meiste Zeit macht es, was es soll.

Die Möglichkeit, Autopins zu generieren, gab es zuerst nur bei Pingenerator. Laut meinen Informationen soll dies nun aber auch über Tailwind möglich sein.

Wenn du sehen möchtest, wie dieses Tools in der Praxis funktioniert, schau doch mal auf meinem Pinterest-Profil vorbei. Dort kannst du dir einen Eindruck davon verschaffen, wie ich meine Pins plane und gestalte.

Sichtbarkeit: Google My Business

Hast du dich auch schon gefragt, wie du die Sichtbarkeit deines Business steigern kannst?

Hier kommt Google My Business ins Spiel. Es ist dein Unternehmens-Profil auf Google.

Mit diesem komplett kostenlosen Tool kannst du ein Profil für dein Unternehmen erstellen und relevante Informationen wie Öffnungszeiten, Kontaktdaten und Bewertungen bereitstellen. Das hilft Interessenten, dich schnell und einfach zu finden.

Ich nutze Google My Business bereits. Es ist einfach zu erstellen und auch zu pflegen. Mit nur wenigen Klicks kann ich neue Fotos hochladen, Beiträge erstellen und auf Bewertungen reagieren. So bleibe ich immer im Kontakt mit meinen Kunden und kann ihnen aktuelle Informationen bieten.

Ein besonders nützliches Feature finde ich die Insights-Funktion. Damit kann ich sehen, wie viele Leute mein Profil besucht haben, woher sie kommen und was sie sich am meisten ansehen. Diese Daten helfen mir, meine Marketingstrategie gezielt anzupassen.

Wenn du neugierig bist, wie das Ganze in der Praxis aussieht, schau dir doch mal mein Google My Business-Profil an. So bekommst du einen Eindruck davon, wie einfach und effektiv das Tool ist.

Wenn du selbst einen Account erstellen möchtest, findest du eine Schritt für Schritt Anleitung auf meinem Blog.

Außerdem werde ich in nächster Zeit eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung eines solchen Kontos mit Tipps und Tricks erstellen. Melde dich für den HerzLetter an, dann bekommst du die Info, wenn der Beitrag online geht.

E-Mail-Marketing: Brevo

Ich habe Brevo selbst seit über einem Jahr für das E-Mail-Marketing vom MamaBlog in Gebrauch.

In der kostenlosen Basisversion kann man 300 Newsletter pro Tag versenden, deshalb ist es für mich das perfektes Tool, um mit E-Mail-Marketing zu starten. So musste ich mich nicht gleich in ein teures Abo stürzen. Deshalb findest du Brevo auch als Tipp in dem Beitrag, wie du kostenlos mit dem Bloggen beginnen kannst.

Mir reicht das listenbasierte Tool Brevo vollkommen. Als kleine Selbstständige passt es einfach zu meinen Bedürfnissen. Deshalb habe ich auch bei der Gründung von HerzSeiten wieder darauf gesetzt.

Mit Brevo kann ich problemlos meine Newsletter erstellen, planen und versenden. Auch Automationen sind möglich. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und die Templates sind einfach anpassbar. Die Statistiken helfen mir dabei, den Erfolg meiner Kampagnen zu verfolgen und zu verstehen, was bei meinen Lesern gut ankommt.

Andere schwören auf Active Campaign, das durch Tags und viele weitere Funktionen natürlich einen riesigen Umfang bietet.

Wenn du meine Newsletter über Brevo ab jetzt gern erhalten möchtest, melde dich einfach beim HerzLetter an und erhalte alle 1 bis 2 Wochen Tipps und Tricks über Websites, Technik und die Selbstständigkeit.

Umfragen: Jotform

Umfragen sind wichtig für die Kommunikation mit Kunden und das Sammeln von Feedback. Jotform bietet eine kostenlose Version in der du bis zu 5 Umfragen erstellen kannst.

Mit Jotform kannst du ganz einfach benutzerdefinierte Umfragen erstellen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und die Anpassungsmöglichkeiten sind vielfältig. Du kannst genau die Fragen stellen, die dir wichtig sind.

Das Tool bietet

• viele Vorlagen und Funktionen
• Umfragen lassen sich schnell und einfach erstellen
• Ergebnisse kannst du in einer Tabelle ablesen und analysieren.

Ich nutze Jotform für Umfragen bei meiner Zielgruppe oder um Produkte bewerten zu lassen. 

Wenn du regelmäßig Feedback von Kunden brauchst, ist Jotform eine gute Wahl. 

Alternativen zu Jotform sind Google Forms und Typeform. Beide bieten ebenfalls gute Möglichkeiten für Umfragen.

Eine Umfrage an Selbstständige, die ich auf Jotform erstellt habe, findest du hier. Du würdest mir sehr helfen, wenn du sie ausfüllst.

Mindmap Online Programm: ContextMinds

Mindmaps sind eine großartige Möglichkeit, Ideen zu visualisieren und komplexe Zusammenhänge klar darzustellen.

Besonders für Gründerinnen und Selbständige können sie ein hilfreiches Werkzeug sein, um Gedanken zu strukturieren und neue Projekte zu planen.

Mit Online-Tools wie MindMeister oder XMind kannst du jederzeit und von überall auf deine Mindmaps zugreifen und sie mit anderen teilen.

Diese Tools bieten viele Funktionen, darunter verschiedene Layoutoptionen, Farbcodierung, Notizen und die Integration von Bildern und Links.

Ich habe seit einiger Zeit ContexMinds in Verwendung. Es funktioniert wie eine Mindmap und hat KI-Funktionen integriert. Gerade für einen Überblick über mögliche Themen-Cluster ist es perfekt. Der Lifetime-Deal auf AppSumo ist gerade nicht verfügbar.

Für mich die 13 besten Tools, die auch noch Zeit sparen

Das sind meine 13 Lieblingstools.

Ich verwende alle regelmäßig und kann sie deshalb empfehlen. Ob es um die Planung von Pinterest-Pins mit Pingenerator, die Verwendung von E-Mail-Marketing mit Brevo oder das Sammeln von Feedback mit Jotform geht – viele Online-Tools machen meinen Arbeitsalltag effizienter und erleichtern die Arbeit.

Google My Business hilft mir, die Sichtbarkeit meines Unternehmens zu steigern und in Kontakt mit meinen Kunden zu bleiben. Mit den Mindmapping-Tools wie ContexMinds kann ich meine Ideen klar strukturieren und neue Projekte planen.

Probier die Tools einfach mal aus und schau, welche für dich am besten funktionieren. Sie sind einfach zu bedienen und bieten dir viele Möglichkeiten.

Falls du Fragen hast oder Tipps brauchst, melde dich gerne bei mir.

Welche Tools sind denn deine Favoriten? Lass es mich in den Kommentaren wissen!

Viel Erfolg mit deinem Business!

Liebe Grüße

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